Xử lý đơn đặt phòng
Các đơn đặt phòng được chia thành các trạng thái khác nhau, mỗi trạng thái sẽ được đưa vào các danh sách riêng để thuận tiện cho việc xử lý Booking:
- Đơn đang xử lý: Là những Booking vẫn đang ở quá trình tư vấn khách hàng, chưa được xác nhận đặt phòng.
- Đơn xác nhận: Là những Booking khách đã xác nhận đặt.
- Đơn đã hoàn thành: Là những Booking khách đã hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bao gồm cả những đơn mà khách đã Checkout và những đơn khách đã xác nhận đặt nhưng sau đó hủy, không đến...
- Đơn thất bại: Là những đơn mà tư vấn nhưng khách không đặt.
Các nghiệp vụ xử lý Booking:
1. Chỉnh sửa thông tin Booking.
Truy cập module "Đơn đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào mã Booking để mở popup chỉnh sửa thông tin của Booking.
Giao diện chỉnh sửa thông tin Booking:
2. Chuyển trạng thái Booking.
Truy cập module "Đơn đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào nhãn trạng thái của Booking để mở popup chuyển trạng thái Booking.
Lưu ý:
- Chỉ chuyển được trạng thái các Booking chưa hoàn thành.
- Nếu chuyển đơn sang "Đơn thất bại" thì bắt buộc phải chọn Lý do hủy và ghi chú kèm theo.
- Gửi Email thông báo hủy: Nếu button này được bật (màu xanh) thì khi chuyển trạng thái hủy sẽ có một Email tự động gửi cho khách hàng. Nội dung của Email báo hủy được thiết lập tại đây.
3. Xác nhận thu tiền cho Booking.
Khi nhận được tiền của khách thanh toán, cần xác nhận số tiền đã nhận vào Booking.
Truy cập module "Đơn đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào "số tiền còn thiếu" của Booking để mở popup Xác nhận thu tiền.
4. Thanh toán tiền cho đối tác.
Nếu cần phải thanh toán tiền Booking cho đối tác, truy cập vào module "TA: Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào "chi phí còn thiếu" của Booking để mở popup Lập lệnh thanh toán tiền cho đối tác.
Lưu ý:
- Tính năng lập lệnh thanh toán tiền cho đối tác chỉ có ở danh sách Đơn xác nhận và Đơn hoàn thành.
5. Gọi điện hỏi thăm khách khi Checkin.
Với các đơn đã xác nhận, vào đúng ngày mà khách Checkin thì ở danh sách Booking sẽ có thêm tính năng "Gọi điện Checkin", để nhân viên tư vấn liên hệ với khách hỏi thăm về việc nhận phòng xem có vấn đề gì không, đồng thời chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ. Tính năng này nhằm giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn, gia tăng trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Ngoài ra, tại màn hình gọi điện Checkin cũng nhắc cho Sales biết là khách hàng đã thanh toán đủ chưa để nhắc khách thanh toán cho kịp thời, tránh bị quên các khoản thu tiền.
6. Gọi điện hỏi thăm khách sau khi Checkout.
Với các đơn đã xác nhận, sau khi khách đã Checkout 01 ngày thì ở danh sách Booking sẽ có tính năng "Hỏi thăm Checkout", để nhân viên tư vấn sẽ liên hệ hỏi thăm khách về quá trình sử dụng dịch vụ xem có hài lòng không, xin ý kiến đánh giá của khách hàng, cảm ơn khách và nhắc khách quay lại sử dụng dịch vụ ở các lần sau. Tính năng này nhằm giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn, gia tăng trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Lưu ý:
Có 2 phần đánh giá;
- Khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ của khách sạn: Giúp các đại lý chọn được khách sạn tốt để tư vấn cho khách hàng.
- Đại lý đánh giá việc hợp tác với khách sạn: Giúp các đại lý lựa chọn được khách sạn tốt để hợp tác.
7. Cập nhật ghi chú xử lý Booking.
Truy cập module "Đơn đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào icon "Note" để cập nhật các ghi chú xử lý nội bộ.
8. Chuyển nhân viên xử lý Booking.
Truy cập module "Đơn đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào tên của nhân viên đang xử lý Booking để mở popup chuyển nhân viên xử lý.
