Cấu hình thông báo Telegram
Một số quy trình xử lý sẽ có tính năng gửi thông báo tự động cho các bộ phận liên quan để tiếp nhận thông tin và kịp thời xử lý công việc. Nền tảng sử dụng để gửi thông báo là Telegram, đây cũng là nền tảng gửi tin nhắn được sử dụng rất rộng rãi hiện nay với rất nhiều ưu điểm nổi trội:
- Miễn phí.
- Dễ dàng cài đặt.
- Nhẹ, tốn rất ít dung lượng.
- Hoạt động mượt mà, ổn định.
- Lưu trữ lịch sử lâu dài, tìm kiếm nhanh chóng.
- Bảo mật cao.
1. Tạo tài khoản Telegram.
Nếu bạn chưa có tài khoản Telegram, vui lòng lựa chọn phiên bản phù hợp để tải về và cài đặt trên máy tính, điện thoại:
Phiên bản máy tính: https://web.telegram.org/a/
Phiên bản iOS: https://apps.apple.com/us/app/telegram-messenger/id686449807
Phiên bản Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=org.telegram.messenger
Sau khi cài đặt thì tạo tài khoản Telegram bằng số điện thoại để bắt đầu sử dụng.
2. Tạo các nhóm Telegram.
Thông báo Telegram sẽ được gửi tự động vào các nhóm theo từng nhiệm vụ công việc riêng, do đó người quản lý sẽ tạo các nhóm Telegram theo từng nhóm để thiết lập gửi thông báo vào các nhóm tương ứng.
VD: nhóm Kinh doanh, nhóm Lễ tân, nhóm Buồng phòng...
3. Cấu hình gửi thông báo Telegram vào các nhóm.
Để cấu hình gửi thông báo Telegram cần thực hiện 2 bước:
Bước 1: Lấy ID của nhóm Telegram.
- Truy cập vào Telegram trên phiên bản Web: https://web.telegram.org/a/ và đăng nhập.
Hoặc đăng nhập bằng quét mã QR code: Mở Telegram trên điện thoại, vào Cài đặt, chọn "Thiết bị" (Devices), chọn "Liên kết phiên bản máy tính" (Link Desktop Device) và thực hiện quét mã để đăng nhập.
- Sau khi đã đăng nhập, vào nhóm Telegram mà cần gửi thông báo (VD nhóm Kinh doanh), copy ID của nhóm ở trên thanh địa chỉ của trình duyệt web (Copy cả dấu "-" ở đằng trước ID):
Bước 2: Cấu hình trên SENNET.
Truy cập module "Cấu hình Email - Thông báo", mục "Mẫu thông báo Telegram", nhập ID của group vừa copy vào ô "ID nhóm chat" (bao gồm cả dấu "-"):
Nội dung các loại thông báo Telegram sẽ được gửi tự động:
1. Thông báo có Request mới.
- Nội dung thông báo được tùy chỉnh theo ý muốn, các thông tin khách hàng sẽ được lấy tự động theo mẫu "dữ liệu tự động".
2. Thông báo có khoản thu kế toán mới.
- Thông báo khi kế toán nhập khoản thu tiền nhận được lên hệ thống (xem quy trình thu tiền tại đây).
3. Thông báo chuyển trạng thái phòng.
- Thông báo khi Lễ Tân/Buồng phòng chuyển trạng thái các phòng (Đang kiểm phòng, dọn phòng, phòng bẩn, đã dọn xong...).
4. Thông báo Booking đối tác.
- Với các Booking được Đại lý đặt trực tiếp với Khách sạn thông qua hệ thống SENNET, thông báo này sẽ dùng để gửi các thông báo cho Khách sạn khi Đại lý gửi Booking, gửi thông báo cho Đại lý khi Khách sạn cập nhật trạng thái cho Booking.
- Nội dung thông báo được tùy chỉnh theo ý muốn, các thông tin của Booking sẽ được lấy tự động theo mẫu "dữ liệu tự động".
5. Thông báo sửa đổi thông tin Booking đối tác.
- Với các Booking được Đại lý đặt trực tiếp với Khách sạn thông qua hệ thống SENNET, nếu sau khi Booking đã được xác nhận mà 1 trong 2 bên (Đại lý và Khách sạn) sửa những thông tin chính của Booking thì sẽ có 1 thông báo tự động gửi cho bên còn lại (để nắm được thông tin, cảnh báo, tránh sai lệch...).
Ghi chú: Với các thông báo mà có nội dung lấy tự động từ Booking, Request..., nếu không muốn lấy tự động thì xóa các biến "dữ liệu tự động" đi.
Bước 3: Thêm Bot thông báo tự động "SENNET Notify" vào nhóm chat.
- Trên ứng dụng Telegram (trên máy tính), chọn Group cần gửi thông báo, vào menu "Xem thông tin group" (View group info), hoặc nếu là Telegram trên điện thoại thì chỉ cần click vào tên của nhóm:
- Chọn "Thêm thành viên" (Add member):
- Gõ tìm kiếm "@sennet_notify_bot" để thêm Chat Bot vào nhóm:
Như vậy là đã hoàn thành việc cấu hình gửi tin nhắn tự động tới các nhóm Telegram của bạn.