Quy trình thu tiền

SENNET cung cấp 2 quy trình xử lý thu tiền linh hoạt tùy theo nhu cầu và mô hình hoạt động của từng khách sạn:

Quy trình 1: Bộ phận Kinh doanh nhập khoản thu cho Booking, sau đó Kế toán sẽ xác nhận khoản thu khi nhận được tiền.

Quy trình 2: Kế toán nhận được tiền sẽ nhập khoản thu lên hệ thống, sau đó bộ phận Kinh doanh sẽ vào xác nhận tiền cho Booking.

 

Giải thích các danh sách trong module "Quản lý tài chính":

-Lập phiếu thu tiền: Người dùng tạo phiếu thu cho các Booking với hình thức Công nợ (theo cả 2 quy trình).

Thêm mới khoản chi: Dành cho kế toán nhập các khoản chi lên hệ thống.

Danh sách khoản chi: Là danh sách các khoản tiền mà Kế toán đã chi và nhập lên hệ thống.

Thêm mới khoản thu kế toán: Dành cho Kế toán nhập các khoản tiền lên hệ thống (theo quy trình 2).

Danh sách khoản thu kế toán: Là danh sách các khoản tiền mà Kế toán đã nhận và nhập lên hệ thống nhưng chưa được bộ phận Kinh doanh xác nhận vào Booking (theo quy trình 2).

Khoản thu tiền chờ về: Là danh sách các khoản tiền với hình thức "Visa/Moto/Công nợ/OTAs" được bộ phận Kinh doanh xác nhận vào Booking nhưng Kế toán chưa nhận được (theo quy trình 1).

Khoản thực thu đã nhận: Là danh sách tất cả các khoản tiền Kế toán đã nhận được và xác nhận trên hệ thống (theo cả 2 quy trình).

 

1. Quy trình 1: 

- Khi nhận được bill chuyển tiền của khách thanh toán, bộ phận Kinh doanh xác nhận số tiền đã nhận vào Booking: Truy cập module "Quản lý đặt phòng", mục "Danh sách đơn" (hoặc nhập mã Booking vào ô tìm kiếm tổng thể trên thanh Header), click vào số tiền còn thiếu của Booking để mở popup Xác nhận thu tiền.

 

 

Khoản thu đó sẽ được phân loại theo 2 hình thức:

Hình thức "Tiền mặt/Chuyển khoản": Sẽ được hiển thị trong danh sách "Khoản thực thu đã nhận".

Hình thức "Visa/Moto": Sẽ được hiển thị trong danh sách "Khoản thu tiền chờ về". Khi Kế toán nhận được tiền, Kế toán sẽ vào danh sách "Khoản thu tiền chờ về" và xác nhận (tick duyệt) có nghĩa là khoản thu đó Kế toán xác nhận là đã nhận đủ tiền. Sau khi xác nhận thì khoản tiền đó sẽ về danh sách "Khoản thực thu đã nhận".

- Đối với hình thức thanh toán là Công nợ, người dùng Truy cập "Quản lý tài chính", mục "Lập phiếu thu tiền" tick chọn mã Booking để lập phiếu, phiếu thu này sẽ được hiển thị trong "Khoản thu tiền chờ về". Khi Kế toán nhận được tiền, Kế toán sẽ vào "Khoản thu tiền chờ về" để xác nhận tiền cho Booking. Sau khi xác nhận, khoản tiền này sẽ về danh sách "Khoản thực thu đã nhận".

- Khi tạo phiếu thu cho các Booking thu theo Công nợ, hệ thống tự động lấy số tiền còn thiếu của Booking. Mỗi Booking có thể thu tiền nhiều lần với nhiều hình thức khác nhau.

2. Quy trình 2:

- Khi Kế toán nhận được tiền, Kế toán Truy cập module "Quản lý tài chính", mục "Thêm mới khoản thu kế toán" để nhập thông tin khoản tiền, khoản tiền này sẽ được hiển thị trong "Danh sách khoản thu kế toán". Đồng thời sẽ có thông báo được gửi vào nhóm Telegram, bộ phận Kinh doanh nhận được thông báo sẽ vào "Danh sách khoản thu kế toán" để xác nhận tiền cho Booking. 

Sau khi xác nhận, khoản tiền này sẽ về danh sách "Khoản thực thu đã nhận". 

- Đối với hình thức thanh toán là Công nợ, người dùng Truy cập "Quản lý tài chính", mục "Lập phiếu thu tiền" tick chọn mã Booking để lập phiếu, phiếu thu này sẽ được hiển thị trong "Khoản thu tiền chờ về". Khi Kế toán nhận được tiền, Kế toán sẽ vào "Khoản thu tiền chờ về" để xác nhận tiền cho Booking. Sau khi xác nhận, khoản tiền này sẽ về danh sách "Khoản thực thu đã nhận".

- Khi tạo phiếu thu cho các Booking thu theo Công nợ, hệ thống tự động lấy số tiền còn thiếu của Booking. Mỗi Booking có thể thu tiền nhiều lần với nhiều hình thức khác nhau.

 

Ghi chú:

- Tùy theo từng mô hình hoạt động và quy trình xử lý của mỗi khách sạn (hoặc công ty) mà lựa chọn quy trình phù hợp với khách sạn (công ty) mình.

- Tất cả các thao tác của quy trình thu tiền và xác nhận đều được lưu lại lịch sử đầy đủ trong hệ thống và có thể tra soát dễ dàng tại bất cứ thời điểm nào.