Nghiệp vụ lễ tân
Hầu hết các nghiệp vụ của bộ phận Lễ Tân đều nằm ở module "Quản lý phòng", mục "Hiện trạng phòng":
Các tính năng dành cho Lễ Tân:
1. Tạo Booking.
- Xem hướng dẫn tạo Booking tại đây.
2. Làm thủ tục nhận phòng (Checkin).
Thủ tục nhận phòng bao gồm 2 bước:
- Chuyển trạng thái phòng sang "Nhận phòng":
Với những phòng đã được đặt và chưa Checkin, tại Menu xử lý sẽ có lựa chọn "Nhận phòng", click "Nhận phòng" sẽ mở popup giao diện để nhập số lượng người thực tế của phòng:
- In phiếu xác nhận Checkin.
Khi khách đến nhận phòng, cần/nên in phiếu nhận phòng để khách xác nhận các thông tin và nắm được những quy định của khách sạn, tránh phát sinh không đáng có trong quá trình khách lưu trú.
+ Truy cập "Hiện trạng phòng", tại menu xử lý sẽ có lựa chọn "Phiếu nhận phòng".
+ Truy cập module "Quản lý đặt phòng", mục "Đơn xác nhận", tìm mã Booking và click vào "Phiếu nhận phòng" để xem lại toàn bộ thông tin nhận phòng cùng các quy định của khách sạn, in phiếu và đưa cho khách ký xác nhận.
Lưu ý:
- Phần "Ghi chú" ở cuối phiếu nhận phòng: Được cấu hình theo từng khách sạn, xem hướng dẫn tại đây.
3. Dịch vụ tính phí.
Nhập các dịch vụ trả phí mà khách sử dụng, có thể nhập dịch vụ vào riêng từng Phòng hoặc cho chung cả Booking:
4. Chuyển phòng.
Với các phòng đang ở thì Menu xử lý sẽ có lựa chọn "Chuyển phòng", sử dụng trong trường hợp lễ tân muốn đổi phòng khác cho khách:
5. Khách ra ngoài.
Với các phòng mà khách đã nhận phòng, ở Menu xử lý sẽ có lựa chọn "Khách ra ngoài", khi chọn tính năng này thì phòng được chuyển màu vàng để lễ tân biết được phòng đó khách đang ra ngoài.
Với các phòng mà khách đang ra ngoài, ở Menu xử lý sẽ có lựa chọn "Khách về phòng".
6. Thu tiền Booking.
Khi khách trả phòng, truy cập vào module "Quản lý phòng", mục "Hiện trạng phòng", tìm đến phòng mà khách đang ở, click vào Menu xử lý chọn "Thu tiền":
7. Làm thủ tục trả phòng (Checkout).
Khi khách trả phòng, truy cập vào module "Quản lý phòng", mục "Hiện trạng phòng", tìm đến phòng mà khách đang ở, click vào Menu xử lý chọn "Kiểm phòng":
Sau khi chọn "Trả phòng" thì sẽ có một thông báo tự động đến bộ phận Buồng Phòng qua Telegram, bộ phận Buồng Phòng sẽ tiến hành việc kiểm phòng (xem hướng dẫn và quy trình tại đây).
Sau khi phòng đã được kiểm xong, Lễ Tân sẽ tiến hành thủ tục trả phòng và in phiếu thanh toán cho khách: Truy cập module "Quản lý đặt phòng", mục "Đơn xác nhận", tìm mã Booking và click "In phiếu":
Lưu ý:
- Phiếu thanh toán sẽ có mã QR code được sinh tự động, khách hàng chỉ cần quét mã QR code để tiến hành thanh toán.
- Nếu muốn chuyển thanh toán vào tài khoản khác, trên phiếu thanh toán click vào button "Đổi tài khoản nhận thanh toán".
- Xem hướng dẫn quản lý tài khoản và cấu hình tài khoản mặc định tại đây.