Hóa đơn điện tử
I. Chính sách thuế.
1. Bối cảnh chính sách thuế mới từ 01/06/2025.
Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng với các hướng dẫn tại Công văn từ Tổng cục Thuế và đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ:
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khách lẻ không lấy hóa đơn vẫn bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử - khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với Cơ quan Thuế (CQT).
2. Phân biệt đối tượng áp dụng.
a. Khách lẻ - cá nhân - hộ kinh doanh không lấy hóa đơn.
Trước đây: Nếu khách không yêu cầu hóa đơn, một số đơn vị bỏ qua việc xuất hóa đơn.
Từ 01/06/2025: Bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, dù khách có lấy hay không. Điều này nhằm chống thất thu thuế, tăng minh bạch và số hóa nền kinh tế.
b. Khách hàng là công ty (doanh nghiệp có mã số thuế).
Quy trình cũ vẫn giữ nguyên:
- Báo lại cho phòng kế toán.
- Phòng kế toán thực hiện lập hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin: tên công ty, MST, địa chỉ, mã số hợp đồng (nếu có), v.v.
- Gửi hóa đơn qua email hoặc ký số và tải về.
3. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền ở đây KHÔNG chỉ là máy POS thông thường, mà là:
- Thiết bị có phần mềm kết nối internet.
- Có thể xuất hóa đơn điện tử lập tức khi thanh toán.
- Tự động truyền dữ liệu hóa đơn về CQT trong thời gian thực hoặc định kỳ (gần như tức thì).
Nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp cũng như những thay đổi trong chính sách quản lý thuế, phần mềm SENNET đã tích hợp đầy đủ tính năng xuất hóa đơn điện tử. Tính năng này giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của Cơ quan Thuế.
II. Hướng dẫn sử dụng xuất hóa đơn điện tử.
1. Cấu hình chung.
Truy cập module "Quản lý doanh nghiệp", mục "Cấu hình chung":
- Tỷ lệ VAT: Là thuế suất giá trị gia tăng (VAT) mặc định áp dụng cho hóa đơn.
- Tài khoản kết nối thuế: Do nhà cung cấp hóa đơn điện tử cấp (VD: Viettel, Misa, VNPT...).
- Mật khẩu kết nối thuế: Tương ứng với tài khoản trên.
- Mã mẫu hóa đơn: Là mẫu số hóa đơn đăng ký với Cơ quan Thuế.
- Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu duy nhất cho mỗi loại hóa đơn.
Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự (chữ và số), thể hiện loại hóa đơn, năm lập và hình thức có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Cụ thể:
* Ký tự đầu (1 chữ cái):
+ C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
+ K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
* Hai ký tự tiếp (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối năm dương lịch). Ví dụ: 2025 → 25
* Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng:
+ T: Hóa đơn Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
+ D: Hóa đơn tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ L: Hóa đơn Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
+ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện.
+ G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
+ H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
+ X: Hóa đơn thương mại điện tử.
- Mã loại hóa đơn:
Mã hóa đơn tương ứng với từng loại giá trị sử dụng. Ví dụ:
+ 01GTKT: Hóa đơn GTGT.
+ 02GTTT: Hóa đơn bán hàng thông thường.
+ 07KPTQ: Phiếu thu điện tử.
2. Xuất hóa đơn.
Truy cập "Danh sách đơn đặt phòng", chọn Booking cần xuất hóa đơn. Click "Phiếu thanh toán", sau đó chọn "Hóa đơn điện tử" và tiến hành nhập đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hóa đơn.
Khi hóa đơn được xuất thành công, phần mềm SENNET sẽ tự động hiển thị Icon "Đã xuất hóa đơn" tại Booking tương ứng. Đồng thời, hóa đơn sẽ được đồng bộ lên phần mềm hóa đơn điện tử và tự động gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế theo quy định.
