Xử lý đơn đặt phòng
Các đơn đặt phòng được chia thành các trạng thái khác nhau, mỗi trạng thái sẽ được đưa vào các danh sách riêng để thuận tiện cho việc xử lý Booking:
- Đơn đang xử lý: Là những Booking vẫn đang ở quá trình tư vấn khách hàng, chưa được xác nhận đặt phòng.
- Đơn xác nhận: Là những Booking khách đã xác nhận đặt.
- Đơn đã hoàn thành: Là những Booking khách đã hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bao gồm cả những đơn mà khách đã Checkout và những đơn khách đã xác nhận đặt nhưng sau đó hủy, không đến...
- Đơn thất bại: Là những đơn mà tư vấn nhưng khách không đặt.
Các nghiệp vụ xử lý Booking:
1. Chỉnh sửa thông tin Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click "Mã booking":
Giao diện chỉnh sửa thông tin Booking:
2. Chuyển trạng thái Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click "Trạng thái booking":
Lưu ý:
- Chỉ chuyển được trạng thái các Booking chưa hoàn thành.
- Nếu chuyển đơn sang "Đơn thất bại" thì bắt buộc phải chọn Lý do hủy và ghi chú kèm theo.
3. Tạm giữ phòng.
Với các Booking "Đang xử lý" sẽ có thêm lựa chọn "Tạm giữ phòng", thời hạn giữ phòng sẽ được lấy mặc định theo cấu hình của khách sạn (xem hướng dẫn tại đây) và có thể tùy chỉnh theo ý muốn.
Lưu ý: Số lượng các phòng đang tạm giữ sẽ được hiển thị ở các phần quản lý hiện trạng phòng, quỹ phòng... để theo dõi và có kế hoạch bán phòng cho phù hợp. Các Booking đang tạm giữ không làm ảnh hưởng đến số lượng phòng trống khi đặt các Booking khác.
4. Xác nhận thu tiền cho Booking.
Khi nhận được tiền của khách thanh toán, cần xác nhận số tiền đã nhận vào Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào "số tiền còn thiếu" của Booking để mở popup Xác nhận thu tiền.
- Danh sách bill đã tách hiển thị danh sách các bill đã được tách khỏi bill Booking, không ảnh hướng đến số tiền thu tổng của đơn. Khi người dùng click "Xác nhận" hệ thống sẽ tự động hiển thị số tiền và nội dung thanh toán tương ứng. Người dùng chỉ cần chọn hình thức thu tiền cho khoản thu.
- Các Booking có thể thu tiền nhiều lần bằng nhiều hình thức khác nhau.
- Tại đây người dùng có thể thay đổi hình thức thanh toán cho khoản thu tùy vào phân quyền của khách sạn (Xem hướng dẫn phân quyền tại đây).
5. Xếp phòng cho Booking.
Chỉ những Booking ở trạng thái "Đã xác nhận" mới có tính năng xếp phòng cho Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách "Đơn xác nhận", click vào "Danh sách phòng". Tại popup xếp phòng, click vào icon "Phòng" để lựa chọn phòng cho Booking.
Lưu ý:
- Với những Booking có số lượng phòng nhiều thì sẽ có thêm tính năng "Xếp phòng tự động", khi click vào button "Xếp phòng tự động" thì hệ thống sẽ tự động lấy các phòng còn trống (theo hạng phòng của Booking) theo lựa chọn ngẫu nhiên để xếp vào Booking. Người dùng cũng có thể sửa phòng theo ý muốn sau khi đã lựa chọn xếp phòng tự động.
- Xem thêm cấu hình "Số lượng phòng để xếp phòng tự động cho Booking" tại đây.
6. Thêm dịch vụ tính phí cho Booking.
Chỉ những Booking ở trạng thái "Đã xác nhận" mới có tính năng để thêm các dịch vụ trả phí cho Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách "Đơn xác nhận", click vào "Dịch vụ". Có thể thêm dịch vụ sử dụng cho từng phòng hoặc cho chung cả Booking.
7. Thêm phụ thu sử dụng cho Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách Booking, click vào "Phụ thu". Có thể thêm phụ thu sử dụng cho từng phòng hoặc cho chung cả Booking.
8. Cập nhật trạng thái xuất hóa đơn cho Booking.
Với các Booking mà khách có lấy hóa đơn, sau khi kế toán xuất hóa đơn cho khách xong thì cần xác nhận trên Booking là "Đã xuất hóa đơn", việc này nhằm quản lý được xem Booking đã xuất hóa đơn rồi hay chưa.
9. Cập nhật ghi chú xử lý cho Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào icon "Note" để cập nhật các ghi chú xử lý nội bộ.
10. Chuyển nhân viên xử lý Booking.
Truy cập module "Quản lý đặt phòng", vào danh sách các Booking, click vào tên của nhân viên đang xử lý Booking để mở popup chuyển nhân viên xử lý:
11. Chuyển trạng thái của phòng.
Khi Booking đang trong thời gian lưu trú, người dùng có thể thực hiện thao tác trả phòng ngay tại mục "Danh sách phòng".
